Come organizzare la sorveglianza sanitaria in un'azienda con più sedi

1. Costruire una mappa operativa delle sedi

Prima di definire le giornate di visita, raccogli per ogni sede attività, mansioni, lavoratori interessati, turni e referenti. Aggiungi le informazioni sui rischi e sui processi presenti nel DVR: la distribuzione geografica, da sola, non descrive le esigenze sanitarie.

Una sede amministrativa e un magazzino possono richiedere accertamenti differenti. Anche sedi simili possono usare procedure diverse. Una mappa aggiornata, condivisa con RSPP e medico competente, permette di discutere le differenze prima di prenotare le visite.

2. Definire incarichi e responsabilità

L'articolo 39, comma 6, del D.Lgs. 81/2008 consente, nei casi previsti, di nominare più medici competenti individuandone uno con funzioni di coordinamento. Il Ministero, con l'interpello n. 1/2023, richiama aziende con più unità produttive, gruppi d'imprese e necessità emerse dalla valutazione dei rischi.

Non è una formula obbligatoria per ogni azienda con più indirizzi. Occorre valutare l'assetto appropriato al contesto e chiarire competenze, unità seguite e modalità di confronto. L'interpello precisa che ogni medico nominato assume gli obblighi e le responsabilità previsti dalla normativa.

3. Tenere uno scadenzario utilizzabile

Per la gestione aziendale serve un elenco aggiornato dei lavoratori soggetti alla sorveglianza sanitaria con sede, mansione, medico di riferimento e scadenze pertinenti. Se si usano più strumenti, stabilisci quale elenco è quello di riferimento e chi registra le variazioni.

Lo scadenzario organizzativo non deve contenere diagnosi o referti. È utile distinguere gli appuntamenti programmati dalle visite completate e dai giudizi ricevuti: una prenotazione non documenta l'esito della valutazione. La pagina ministeriale sugli obblighi del datore di lavoro richiama l'invio alle visite entro le scadenze e il prescritto giudizio per le mansioni soggette a sorveglianza.

4. Programmare le visite con margine

Raggruppa gli appuntamenti per esigenze compatibili, senza trasformare una data comune in una periodicità sanitaria uguale per tutti. Prima di confermare, verifica con il medico eventuali accertamenti, tempi necessari, modalità di esecuzione e condizioni del luogo individuato.

Prevedi un canale per assenze e riprogrammazioni e un referente che confermi la presenza dei lavoratori. Per una sede con turni diversi, raccogli prima le disponibilità operative e concorda come gestire le persone che non possono partecipare alla giornata prevista. Il calendario dovrebbe evidenziare le scadenze prossime anche quando la giornata collettiva è più lontana.

5. Gestire i cambiamenti tra una visita e l'altra

Definisci una procedura semplice per comunicare nuove assunzioni, cambi di mansione, trasferimenti che modificano i rischi, cessazioni ed eventi che richiedono una valutazione del medico. Una persona che passa da una sede a un'altra non deve scomparire dallo scadenzario né essere duplicata con dati discordanti.

Per i lavoratori soggetti al percorso dell'articolo 41, dopo un'assenza per salute superiore a sessanta giorni continuativi, il testo aggiornato prevede la visita prima della ripresa se il medico la ritiene necessaria; se non la ritiene necessaria deve comunque esprimere il giudizio. Per organizzare il rientro, informa tempestivamente il medico senza diffondere diagnosi ai referenti delle sedi.

6. Controllare che il coordinamento funzioni

Un controllo periodico può concentrarsi su visite da riprogrammare, giudizi ancora da ricevere, cambi di mansione da valutare e misure operative da attuare. Questi indicatori aiutano a individuare interruzioni del processo senza usare dati clinici individuali come report aziendale.

Il Garante richiama l'autonomia del medico competente nel trattamento sanitario. Concorda quindi canali separati per documentazione clinica e gestione degli appuntamenti, con destinatari e accessi appropriati. Il coordinamento amministrativo deve rendere più semplice il lavoro delle sedi senza allargare la circolazione dei referti.

• Una mappa aggiornata di sedi, mansioni e rischi.
• Incarichi e referenti chiaramente individuati.
• Uno scadenzario organizzativo privo di diagnosi e referti.
• Una procedura per variazioni, riprogrammazioni e applicazione dei giudizi.

Domande frequenti